Подробное описание вакансии

Обязанности

1. Прием и распределение телефонных звонков. 2. Составление и оформление управленческой документации: Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки); Печать служебных документов и других материалов; Размножение служебных документов; Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа). Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам. Выкладывание необходимых документов на сайт учреждения. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности. Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий директора, их организация. Приобретение для директора канцелярских принадлежностей. 3. Организация работы с документами в приемной директора и исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений директора: Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов; Подготовка документов для рассмотрения руководителем; Документальное оформление решений директора; Доведение до сведения работников учреждения распоряжений директора; Координация деятельности по исполнению решений директора; Ведение срокового текущего и предупредительного контроля; Проверка исполнения поручений директора в установленный срок; Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений директора; Фиксация исполнения поручений; Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений директора. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. 4. Организация командировок директора: 5. Организация хранения документов: Разработка номенклатуры дел учреждения; Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения; Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения; 6. Организация работы с посетителями учреждения

Требования к соискателю

использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи. Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации. Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы. Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров. Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия. Соблюдать служебный этикет. оформлять авансовые отчеты директора. Организовывать встречи директора с принимающей стороной. Оформлять командировочные документы. Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки директора. Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя. Применять способы делового общения. Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки.