Подробное описание вакансии

Обязанности

- технические функции по обеспечению и обслуживанию работы генерального директора АО БМК; - вызов работников подразделений по поручению генерального директора; - организация телефонных переговоров генерального директора; - прием и передача телефонограмм, запись в отсутствии руководителя принятых сообщений и доведение их до его сведения; - работа по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведение и оформление протоколов; - контроль за обеспечением структурных подразделений АО БМК канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе руководящего состава; - печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных; - составление писем, запросов, других документов, по поручению руководителя готовит ответы авторам писем; - ведение делопроизводства, прием поступающей на имя руководителя корреспонденции, осуществление ее систематизации в соответствии с принятым в организации порядком и передача после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы или подготовки ответа, отслеживание сроков выполнения поручений генерального директора, взятых на контроль; - прием документов на подпись руководителю; - организация приема посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; - консультация посетителей по вопросам, касающимся деятельности предприятия; - информирование руководства об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации; - заказ ж/д и авиабилетов, бронирование гостиничных номеров, трансферные услуги; - формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив; - обеспечивает чистоту и порядок в офисе АО БМК; выполнение отдельных служебных поручений генерального директора и заместителя директора АО БМК.

Требования к соискателю

Офис-менеджер должен знать: - положения и инструкции по ведению делопроизводства; - руководящий состав предприятия; - порядок ведения деловой документации, машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печати различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм, - правила эксплуатации пишущих машин, компьютеров, диктофонов, магнитофонов, правила пользования приемно-переговорочными устройствами; - порядок заключения договоров; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - правила внутреннего трудового распорядка; - основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой 1С: Предприятие; - все бизнес-процессы, проходящие в организации; - основы организации труда, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.