Подробное описание вакансии

Обязанности

Принимает документы. Проверяет корректность оформления служебных записок, приказов, договоров и писем. Если не хватает подписи или даты возвращает на доработку. Регистрирует и нумерует . Вносит каждый документ в журнал или электронную систему, присваивает документам индекс и указывает ответственных за исполнение. Оформляет документы от руководства . Может заниматься подготовкой проектов документов по поручению руководства, например, набрать текст приказа. Сортирует и архивирует . Раскладывает документы по категориям: кадровые, финансовые, юридические, отчётные. Формирует дела и отправляет в архив как бумажный, так и цифровой. Контролирует сроки . Отслеживает, когда нужно сдать отчёт в налоговую, когда заканчивается договор с поставщиком, когда сотрудник должен предоставить справку. Подготавливает документы к проверкам . По запросу руководства или контролирующих органов быстро находит нужные папки, составляет описи, делает копии. Обучает сотрудников . Проводит инструктажи по правилам оформления документов и работе с электронным архивом.

Требования к соискателю

Образование . Для начальных позиций (помощник делопроизводителя) достаточно среднего профессионального образования по специальностям Документационное обеспечение управления и архивоведение, Делопроизводство . Для полноценной должности делопроизводителя рекомендуется высшее образование по специальностям Документоведение и архивоведение, Документационное обеспечение управления . Знание нормативно-правовой базы . Делопроизводитель должен ориентироваться в документах, например, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация, Федеральном законе №125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации . Умение работать с информационными системами . Делопроизводитель должен свободно владеть офисными пакетами (Microsoft Office, Google Workspace), системами электронного документооборота, базами данных и облачными хранилищами. Коммуникативные навыки . Важно умение общаться с коллегами всех уровней, поскольку делопроизводитель часто выступает посредником в информационных запросах между различными подразделениями компании.